Online-Meetings & Virtual Events

Virtuelle Events

In jeder Dimension

Effiziente Kommunikation ist entscheidend für den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens. Das gilt auch und gerade in Zeiten besonderer Herausforderungen. Im Grundsatz geht nichts über den persönlichen Austausch. Videokonferenzen und Skype-Calls sind selbstverständliche und sinnvolle Ergänzungen. Doch sobald die Teilnehmerzahl größer, der Austausch interaktiver und medial aufwendiger wird, stoßen diese Lösungen schnell an ihre Grenzen.

Genau hier setzt HÖFLINGER an: Mit Online-Meetings, Webcasts und virtuellen Veranstaltungen bilden wir jeden Komplexitätsgrad realer Veranstaltungen im digitalen Raum ab. Ausgehend von den technischen Anforderungen und ihrer Kommunikationsaufgabe zeigen wir Ihnen den Weg zu geeigneten Tools und betreuen jedes Online-Event genauso, wie wir es aus dem Live-Betrieb kennen: zuverlässig, sicher und wirtschaftlich. Sie bestimmen die Parameter – wir bieten die Lösung.

Vier Leistungspakete bilden die Basis für verschiedene Anforderungsprofile:

  • Online Meetings
  • Webcasts
  • Virtuelle Events
  • Digitale Workshops

Bestimmen Sie die Parameter und senden Sie uns Ihre Anfrage!

Teilnehmerzahl

Interaktivität

Reichweite

Online-Meetings

Für bis zu 100 Teilnehmer

Es gibt keine zweite Chance für den ersten Eindruck. Das gilt im realen Leben wie in virtuellen Meetings. Wenn die Verbindung streikt, der Gesprächspartner von schräg unten zu sehen ist und der Ton kaum verständlich, leidet nicht nur die Kommunikation, sondern das gesamte Firmenimage. Damit das nicht passiert, stellen wir Ihnen eine zuverlässige Plattform zur Verfügung, die wir während des Online-Meetings technisch betreuen. So können Sie sich ganz auf Ihren Auftritt und die Inhalte konzentrieren. Mit hochwertigen Kameras und Mikrofonen aus unserem Technikpark erreichen Bild und Ton Sendequalität.

Ihre Präsentation wird in Echtzeit geteilt. Auch Whiteboard Notes und andere Bildschirminhalte sind sofort bei allen Teilnehmern sichtbar. Und damit die Moderation genauso flüssig abläuft wie in Livemeetings, trainieren wir Sie im Umgang mit der Schnittstelle und mit den Besonderheiten virtueller Echtzeitkommunikation. So erreichen Sie souverän und sicher das gewünschte Ziel.

HÖFLINGER Online-Meetings umfassen folgende Leistungen:

  • Bis zu 100 Teilnehmer
  • Rechteverwaltung für mehrere Moderatoren
  • Chatfunktion
  • Einbindung von Slides, Präsentationen und anderen Inhalten
  • Optional: professionelle Kamera- und Tontechnik sowie technische Betreuung vor Ort
  • Optional: Support / Training von Moderatoren
  • Optional: Design und Einbindung von individuellen Hintergründen oder Backdrops
  • Optional: Plug-Ins zur Online-Kollaboration wie Abstimmungen oder Umfragen
  • Kurze Vorlaufzeit von drei Arbeitstagen

Webcasts

Für bis zu 500 Teilnehmer

Wenn die Teilnehmergruppe größer wird, steigen auch die Anforderungen an Zuverlässigkeit und Vorbereitung. Ob One-to-many oder Many-to-many, ob mit einem oder mehreren Moderatoren gleichzeitig oder im Wechsel – mit der geeigneten Technologie ist nahezu alles möglich. Zunehmende Komplexität bedeutet aber auch: abnehmende Fehlertoleranz. Doch mit Webcasts von HÖFLINGER brauchen Sie sich darum keine Sorgen zu machen, denn wir kümmern uns um die Vorbereitung und die komplette Technik. Eine Registrierungsseite nach Ihrem Corporate Design eröffnet die Session. Sie brauchen nur noch die Einladungen zu verschicken. Interaktive Plug-Ins wie Live-Abstimmung oder Survey sind heute bereits selbstverständlich. Durch die Einbindung weiterer Interaktionsformate erweitern Sie den Webcast zum vollwertigen Workshop.

HÖFLINGER Webcasts umfassen:

  • Registrierungsseite in Ihrem Corporate Design
  • E-Mail-Einladungen, Reports, Reminder usw.
  • Online-Support vor und während des Webcasts
  • Chatfunktion
  • Einbindung von Slides, Präsentationen und anderen Inhalten
  • Optional: professionelle Kamera- und Tontechnik inkl. Betreuung vor Ort
  • Optional: Support / Training von Moderatoren
  • Optional: Design und Einbindung von individuellen Hintergründen oder Backdrops
  • Optional: Plug-Ins zur Online-Kollaboration, z.B. Abstimmungen oder Umfragen
  • Vorlaufzeit: ab 10 Arbeitstage

Virtuelle Events

Kommunikation ohne Grenzen

Bei großem Publikum und hohem Interaktivitätsgrad sind klassische Webcasts schnell überfordert, denn es gilt, die Ideen und Strukturen eines Live-Events in den virtuellen Raum zu übertragen – ob für 100, 500 oder mehr als 2.000 Teilnehmer. Auch hierfür bietet HÖFLINGER individuelle Lösungen an. Wir beraten Sie in der Konzeption und gestalten ein individuelles Design. Gemeinsam mit den Moderatoren planen wir den Ablauf. Interaktive Tools binden die Teilnehmer aktiv ein, damit Sie genau die Resultate erzielen, die sie auch von einem Live-Event erwarten – oder besser. Die nahtlose Schnittstelle zur Technik gewährleistet den sicheren Ablauf auch über große Distanzen.

HÖFLINGER virtuelle Events bieten:

  • Die Erweiterung einer Live-Veranstaltung um virtuelle Elemente (Hybrides Event)
  • Den Ersatz einer kompletten Veranstaltung durch ein virtuelles Event
  • Die Gestaltung virtueller Räume mit Auswahlmenüs und Interaktionsflächen
  • Die Umsetzung von Plenum und Breakout-Vorträgen
  • Die Einbindung von Echtzeit-gesteuerten Avataren für Text- oder Videochats
  • Umfangreiche Tools zur Online-Kollaboration
  • Vorlaufzeit: nach individueller Vereinbarung

Digitale Workshops

Tools zur Online-Kollaboration

Zielgerichtete Kommunikation lebt von aktiver Teilnahme. Sie entsteht nur durch geeignete Anreize, durch Motivation und Interesse. Was man dazu braucht, sind zum einen intuitiv zu bedienende Apps für agiles Arbeiten, zum anderen aber auch durchdachte Konzepte, um die Teilnehmer im richtigen Moment zur Aktion anzuregen. User Experience und Ablaufdramaturgie gehen dabei Hand in Hand. Für Events, Workshops und hybride Formate jeder Größe bietet HÖFLINGER Beratung, Konzeption und technische Umsetzung aller Bausteine für Interaktion, Organisation und Auswertung digitaler Workshops – von der Registrierung über das Informationsmanagement und die Moderation bis hin zum Reporting.

Zu den Tools gehören Programme für

  • Registrierung und Teilnehmermanagement
  • Digitale Agenda, dynamische Informationssysteme
  • Digitales Brainstorming und Live-Interaktion
  • BYOD-Datentransfer
  • Learning Management
  • Digitale und hybride Moderation
  • Virtuelles Worldcafé
  • Virtuelle Fishbowl
  • Datenaggregation und Ergebnisvisualisierung

HÖFLINGER

Das innovative Familienunternehmen

HÖFLINGER konzipiert und realisiert audiovisuelle Lösungen und Events für mittelständische und große Unternehmen weltweit. Mit einem Kernteam von 35 Medienprofis und einem umfangreichen Kreativnetzwerk steht das inhabergeführte Unternehmen für die professionelle und wirkungsvolle Inszenierung anspruchsvoller Unternehmenskommunikation. Mit eigener hochwertiger Technik und der Erfahrung aus 30 Jahren suchen wir immer neue Wege, um Ihre Kommunikationsziele, Ideen und Botschaften bewegend in Szene zu setzen – ob medial, live oder virtuell.

FAQ

Häufig gestellte Fragen

HÖFLINGER bietet Fullservice. Sie brauchen sich weder um die Software noch über den Ablauf Gedanken zu machen – wir beraten Sie ausführlich und betreuen Ihre Konferenz auf Wunsch online mit. Bei vertraulichen Themen können Sie jederzeit die Host-Funktion übernehmen und die Konferenz selbst fortführen. Zur Hochform laufen wir auf, wenn es auf Zuverlässigkeit und professionelle Umsetzung ankommt.

Das Virtual Conference Center verbindet Funktionalität mit Emotionalität. Es bietet den Teilnehmern einen architektonisch wie ästhetisch ansprechenden Begegnungsraum und ist damit Ausdruck Ihrer Wertschätzung.

Im Virtual Conference Center bewegen Sie sich in einem großzügigen Gebäude mit visionären Perspektiven und Ausblicken. Kurz, in einer Umgebung, die zum Verweilen und produktiven Nachdenken einlädt. Die beliebige Skalierbarkeit ist die Grundlage für virtuelle Events jeder Größenordnung und Komplexität.

Die Raumaufteilung orientiert sich allein an Ihren Bedürfnissen. Die großzügige Eingangshalle bietet Orientierung durch interaktive Navigation. Auditorium und Konferenzräume bestechen durch Transparenz und spektakuläre Ausblicke. Messe- oder Informationsstände sind mit allem ausgestattet, was Sie für vertiefende Informationsvermittlung benötigen – bis hin zu Avataren für die persönliche Auskunft. Kurz: Ein Platz für Visionen, der weit über das hinausgeht, was auf standardisierten Plattformen möglich ist.

HÖFLINGER nutzt mehrere Softwarekomponenten für die Kommunikation und Interaktion in virtuellen Events. Ausgehend von den Zielen der Veranstaltung werden unterschiedliche Bausteine für ein optimales Nutzererlebnis kombiniert, darunter auch die Business-Version von Zoom. Sicherheit, Nutzerfreundlichkeit und Zuverlässigkeit sind die entscheidenden Parameter bei der Auswahl der Tools und werden von unserem Expertenteam kontinuierlich bewertet.

Die Plattform bietet Sicherheit auf aktuellem Industriestandard, auf den u.a. Banken, Sicherheits- und Technologieunternehmen weltweit vertrauen. HÖFLINGER verwendet darüber hinaus alle vorhandenen Sicherheitsmaßnahmen zur Organisation und Betreuung von Online-Meetings für unsere Kunden. Stand heute sind keine Fälle von Sicherheitslücken bei von uns betreuten und gesicherten Meetings bekannt. Im Rahmen des Wachstums fügt Zoom kontinuierlich weitere Sicherheitsupdates und –features hinzu. Auf potenzielle Angriffspunkte, über die in den Medien berichtet wurde (teilweise zutreffend, teilweise unzutreffend) hat das Unternehmen schnell und effektiv reagiert.

Die Datenschutzerklärung von Zoom wurde bereits im März 2020 überarbeitet und ist nach

einhelliger Meinung deutscher Datenschützer DSGVO-konform. Bei virtuellen Konferenzen legen wir großen Wert auf Datenschutz und arbeiten mit den IT-Experten Ihres Unternehmens zusammen, um maximale Sicherheit zu gewährleisten. Das gilt für alle Komponenten von der Registrierung über den Login bis hin zu Votings und Reports. 

Nein. Die automatische Nutzung einer Facebook-Schnittstelle in der Zoom-App für Apple-Geräte wurde seitens Zoom deaktiviert, wie auch die Schnittstelle zu Linkedin.

Durch die Verwendung einer vorgeschalteten Registrierung können nur vorab genehmigte

Teilnehmer dem Meeting beiwohnen. HÖFLINGER nutzt außerdem den „Warteraum“, sodass Teilnehmer nicht direkt in das Meeting gelangen können. Als zusätzliche Sicherheitsmaßnahme kann auf Wunsch ein Passwort vergeben und/oder das Meeting nach offiziellem Beginn „gesperrt“ werden.

Zoom ermöglicht seinen Administratoren weitreichende Kontrolle über die verwendeten Datenserver. Server mit Standorten in datenschutzrechtlich bedenklichen Ländern werden von HÖFLINGER nicht genutzt.